Grundsatzerklärung

Werte der ROM / Sparte Technik

Die ROM ist ein mittelständiges Unternehmen mit Sitz in Bremen . Das Unternehmen ROM  ist tätig im Bereich der Gebäudetechnik. Zu den Geschäftsfeldern gehören der TGA-Anlagenbau (Mechanik und Elektro), die MSR-Technik, der Kundendienst (Service, Wartung), die Planung der Gebäudetechnik, der Schaltschrankbau, das Energieliefer- und Einsparcontracting, die Energie- und Kraftwerkstechnik, die Prüfstandstechnik und Umwelt-simulation sowie das Facility Management. Die Geschäftsaktivitäten werden über diverse operative Einheiten und Tochtergesellschaften im gesamten Bundesgebiet  realisiert. Die ROM verfügt über eine eigene Montageeinheit, eine eigene Vorfertigung sowie eine eigene Forschungs- und Entwicklungseinheit.

 Mit ihren Gesellschaften ROM sowie weiteren 6 Gesellschaften ist sie seit dem Jahr 2020 Mitglied des EMB-Wertemanagement Bau e.V.  Seit Sommer 2022 haben alle insgesamt 7 Mitglieder des EMB Wertemanagement Bau e. V. den Status eines erfolgreich auditierten Mitglieds.

Als Mitglieder dieses wertebasierten Compliance Management Systems für den Sektor des Bau- und Immobilienbereichs sind die Gesellschaften der ROM bereits seit dem Jahr ihres Beitritts zum EMB Wertemanagement Bau e. V., im Jahr 2020 verpflichtet, die Standards, die sich aus der EMB-Satzung, der EMB-Auditierungsrichtlinie und dem EMB-Auditfragebogen ergeben, einzuhalten. Hierzu zählen unter anderem auch – unabhängig vom Firmensitz und dem Ort der Bauausführung – die Beachtung der zehn Prinzipien des UN Global Compact in den Bereichen Arbeitsnormen, Menschenrechte, Umweltschutz und Korruptionsbekämpfung, die UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte sowie die Beachtung der Kernarbeitsnormen und den jeweiligen 10 Übereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO).

Wir möchten für Kundinnen und Kunden, Beschäftigte, Investorinnen und Investoren genauso wie für Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner und die Gesellschaft als Ganzes nachhaltige Werte schaffen. Mit unserer nachhaltigen Geschäftsstrategie haben wir dies konsequent in unserem Kerngeschäft verankert. Die Achtung der Menschenrechte ist dabei für uns ein grundlegender Bestandteil verantwortungsvoller Unternehmensführung. Unser Anspruch ist, dass die Menschenrechte in allen unseren Gesellschaften eingehalten und auch bei unseren Partnern und Lieferanten geachtet werden. Es entspricht dem Selbstverständnis der ROM und ist ihr erklärtes Ziel, Verletzungen von Menschenrechten zu vermeiden. Die Verantwortung der ROM auf dem Gebiet der Menschenrechte konzentriert sich auf die Themen und Handlungsfelder, in denen sie ihren Einfluss als Wirtschaftsunternehmen geltend machen kann. Es ist unser Ziel, nur solche Produkte und Dienstleistungen zu verwenden, die ohne Menschen-rechtsverletzungen hergestellt wurden. Dies gilt auch für den Schutz und die Bewahrung unserer Umwelt.

Diese Erklärung ergänzt und konkretisiert dabei unsere Verhaltensrichtlinien in Bezug auf Menschenrechte und gute Arbeitsbedingungen. Unser eindeutiges Bekenntnis zur Achtung der Menschenrechte im Code of Conduct der Zech Group bildet hierzu die Grundlage.

Ein weiterer entscheidender Punkt in der Menschenrechtsstrategie der ROM ist die Implementierung und Umsetzung wirksamer Verfahren und Maßnahmen zum aktiven Schutz der Menschenrechte und der Umwelt. Die Einhaltung der menschenrechtlichen Vorgaben unserer Werte und unseres Code of Conduct im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit ist in unseren Unternehmensgrundsätzen klar festgelegt. Diese Unternehmensgrundsätze werden durch weitere Geschäftsanweisungen und Richtlinien unseres Unternehmens und von dessen Gesellschaften präzisiert.

Risikoanalyse

Im Rahmen der Umsetzung der Vorgaben des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) hat die ROM ein Risikomanagement in ihr Beschaffungsmanagement für Waren, Werk- und Dienstleistungen implementiert, welches geeignet ist, im angemessenen Rahmen ggf. von ihr (mit-) verursachte Risiken und Rechtsgutsverletzungen entlang ihrer Lieferkette zu identifizieren, zu verhindern, zu beenden oder mindestens zu erschweren. Dies umfasst zunächst eine geeignete Risikoanalyse (bei Einführung des Systems) mit jährlicher Evaluierung sowie anlassbezogener Fortschreibung bei Änderung der Risikosituation

Die Risikoanalyse erfolgt im ersten Schritt durch Analyse des eigenen Geschäftsbetriebs sowie dann des Geschäftsbetriebs der unmittelbaren Zulieferer im Hinblick auf Risikofaktoren wie z.B. betroffene Branchen, Geschäftsfelder, Produktgruppen, Betriebsstrukturen, persönlich handelnde Akteure, Produktionsstandorte, Herkunfts-länder verwendeter Rohstoffe oder politischer sowie gesellschaftlicher Rahmen-bedingungen und Umsatzvolumen.

In einem nächsten Schritt werden die im Rahmen der Risikoanalyse erkannten abstrakten Risiken priorisiert. Die Priorisierung erfolgt insbesondere nach der Wahrscheinlichkeit des Eintritts und Schwere, bzw. der Irreversibilität einer vorhandenen oder drohenden Rechtsverletzung sowie der praktischen Einflussmöglichkeit der ROM oder einer ihrer Tochtergesellschaften auf eine effektive Minderung oder Verhinderung hier in Rede stehender Rechtsverletzungen.

Im letzten Schritt der Risikoanalyse wird dann ein von der ROM entwickelter Lieferan-tenfragebogen betreffend die menschenrechtlichen Risiken und Umweltrisiken des LkSG an die Lieferanten verschickt, die im Rahmen der abstrakten Risikoanalyse ein theoretisches Risiko aufgrund ihrer Geschäftstätigkeit darstellen. Auf Basis der Analyse der zurückgesendeten Fragebögen wird dann geprüft, ob bei dem entsprechenden Lieferanten tatsächlich ein nach dem LkSG relevantes Risiko vorliegt.

Ergänzend werden direkte Lieferanten nach Risikoaspekten durch eigene Auditteams, bestehend aus Einkäufern, Compliance- und Nachhaltigkeitsexperten vor Ort an ihren Betriebssitzen auditiert.

Präventionsmaßnahmen

Um unserer Verantwortung für die Achtung der Menschenrechte und dem Schutz der Umwelt gerecht zu werden, setzen wir auf das Zusammenspiel unterschiedlicher Maßnahmen. Ziel ist es, die (potenziell) betroffenen Personen zu schützen und nachteilige menschenrechtliche Auswirkungen auf sie zu verhüten oder zumindest zu minimieren. Dafür haben wir standardisierte Prozesse etabliert. Wir beziehen aktiv die Rechteinhaber (wie Mitarbeiter und Arbeitnehmer von Lieferanten) mit ein, tauschen uns regelmäßig mit anderen Unternehmen aus und kooperieren mit Stakeholdern, wie z. B. Betriebsräten, um den Schutz und die Realisierung von Menschenrechten zu gewährleisten und zu fördern. 

Die ROM hat ein System von Präventionsmaßnahmen etabliert, um die Ziele der hier dargelegten Grundsatzerklärung im praktischen geschäftlichen Handeln zum Tragen zu bringen und zum effizienten Bestandteil der hiervon betroffenen Geschäftsabläufe (insb. in der Beschaffung) zu etablieren.

Dies geschieht im eigenen Bereich der ROM durch eine Analyse der Geschäftsprozesse hinsichtlich menschenrechtsrelevanter Risiken in allen Geschäftsfeldern, mit Schwer-punkt auf die Arbeitsschutzthematik. Im Rahmen der Risikoanalyse des eigenen Geschäftsbereiches haben sich die arbeitsschutzrelevanten Themen als abstraktes Risiko dargestellt. Für eigene Mitarbeiter der ROM wurde ein Schulungskonzept entwickelt, in das alle mit risikorelevanten Tätigkeiten befassten Mitarbeiter einbezogen werden können und welches eine Nutzungskontrolle ermöglicht. Alle Mitarbeiter der ROM erhalten jährlich eine für ihren Arbeitsbereich angepasste Arbeitsschutz-unterweisung. Neue Mitarbeitende werden ausnahmslos vor Beginn ihrer Tätigkeit in der ROM in den für sie relevanten Belangen des Arbeitsschutzes unterwiesen. In allen Einheiten der Unternehmen sind Beauftragte für den Arbeitsschutz (Fachkräfte für Arbeitssicherheit) eingesetzt. Zudem werden Arbeitsunfälle dokumentiert und ausgewertet, um mögliche Verbesserungsmaßnahmen oder notwendigen Schulungsbedarf zu identifizieren.

Beschwerdesystem

Neben den internen regulatorischen Vorgaben hat die ROM auch ein Beschwerdesystem mit unterschiedlichen Beschwerdekanälen zur Meldung von menschenrechtsrelevanten Vorfällen im Rahmen des LkSG eingeführt. Eine unternehmensweit gültige Beschwerdeordnung hat das Ziel, eine faire und transparente Vorgehensweise zu gewährleisten, die sowohl den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit für den Betroffen als auch den Schutz des Hinweisgebers berücksichtigt. Das Beschwerdesystem ist postalisch, per E-Mail oder per Meldeformular über das Internet in den Sprachen Englisch und Deutsch erreichbar.  Es besteht ferner die Möglichkeit die Beschwerdestelle telefonisch zu erreichen und ggf. einen persönlichen Besprechungstermin mit Verantwortlichen der Beschwerdestelle zu vereinbaren. Nach Eingang einer Beschwerde wird eine risikobasierte Erstbeurteilung derselben durchgeführt. Im Falle eines bestätigten Verdachtes folgen dem ggf. festgestellten Verstoß angemessene und verhältnismäßige Maßnahmen. Einzelheiten zum Beschwerdesystem der ROM finden sich in der auf der Internet-Seite der ROM veröffentlichten Verfahrensordnung Beschwerdeverfahren nach dem LkSG.

Menschenrechtsbeauftragter

Weiterhin hat das Unternehmen die Position eines zentralen Menschenrechts-beauftragten, der direkt der Geschäftsführung der ROM unterstellt ist und auch periodisch – mindestens einmal im Jahr – der Geschäftsführung über alle Fragen und ggf. Vorfälle mit Relevanz zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) berichtet, geschaffen. Diese regelmäßige und anlassbezogene interne Berichterstattung an diese Stelle über menschenrechtsrelevante Ergebnisse unserer kontinuierlichen Risikoanalyse, Hinweise aus unseren Beschwerdemechanismen und Informationen zur Wirksamkeit unserer Abhilfe- und Präventionsmaßnahmen sowie Beschwerdeverfahren stellt sicher, dass von den Entscheidungsträgern stets informierte Entscheidungen getroffen werden können

Auswahl, Überprüfung und vertragliche Bindung der direkten Lieferanten

Die Beschaffungsvorgänge im Unternehmen tragen zu den Zielen dieser Grundsatzerklärung vorrangig durch Auswahl von unmittelbaren Zulieferern bei, die sich zu menschenrechtssensibler Geschäftstätigkeit bekannt haben und ihrerseits möglichst große Gewähr für die Einhaltung zeitgemäßer menschenrechtlicher Standards bieten.

Ein weiterer Baustein hierfür ist die vertragliche Bindung unmittelbarer Zulieferer an die menschenrechtlichen Standards - insbesondere gemäß dem LkSG, hier insbesondere durch die Vorgaben des Code of Conduct für Geschäftspartner der Zech Group SE. Dieser Code of Conduct für Geschäftspartner entspricht unter anderem den Grundsätzen des EMB-Wertemanagements der Bauindustrie (inklusive substanzieller Weitergabe-verpflichtung der wesentlichen Inhalte auch an mittelbare Zulieferer).

Der unmittelbare Zulieferer hat, mindestens für den Verdachtsfall auf LkSG-relevante Verstöße, externe Prüfungen durch die ROM oder von ihr Beauftragte zu gestatten und in solchen Fällen Abhilfemaßnahmen sowie verstärkte Präventionsmaßnahmen (z.B. durch interne Schulungen) nachzuweisen. Entsprechend der in der Risikoanalyse vorgenommenen Priorisierung wird jährlich (ggf. auch anlassbezogen) die Wirksamkeit der Präventionsmaßnahmen stichprobenhaft überprüft; bei festgestellten Lücken oder Effizienzzweifeln werden diese entsprechend angepasst. Werden Verstöße gegen die Verpflichtung zum Schutz hier in Rede stehender menschenrechtlicher Verpflichtungen festgestellt, so steht ein System von Abhilfemaßnahmen bereit, um diese abzustellen bzw. zukünftig zu vermeiden.

Im Rahmen der abstrakten Risikoanalyse der direkten Vertragspartner konnte bei den Gesellschaften der ROM das Bestehen eines möglichen Risikos im Bereich der nicht korrekten Zahlung von Löhnen festgestellt werden. Es kann deshalb grundsätzlich nicht ausgeschlossen werden, dass auf der Ebene eines Vertragspartners die gesetzlichen Mindestlöhne nicht immer vollständig und rechtzeitig ausgezahlt werden. Um diesem Risiko möglichst vollständig zu begegnen, hatdie ROM neben der ausdrücklichen vertraglichen Verpflichtung der Vertragspartner zur Zahlung der korrekten Löhne auch ein aufwendiges Kontrollsystem eingeführt. Die Vertragspartner werden hiernach verpflichtet, von ihren auf Projekten der ROM eingesetzten Arbeitskräften monatliche Bestätigungen über die korrekte und pünktliche Zahlung der Löhne beizubringen. Für den Fall, das ein Vertragspartner diese Bestätigungen seiner Arbeitskräfte nicht vollständig und korrekt beibringt, werden mit dem Vertragspartner und ggf. mit seinen Arbeitskräften Gespräche geführt, Ursachen der nicht korrekten Zahlungen zu ergründen und zielführende Abhilfemaßnahmen zu vereinbaren. Die Einhaltung der Vorschriften zur korrekten Entlohnung der eingesetzten Arbeitskräfte wird zusätzlich noch im Rahmen der Abrechnung der Leistungen des Vertragspartners risikoorientiert überprüft.

Durch diese doppelte Prüfung der Einhaltung der Entlohnungsvorgaben der direkten Vertragspartner kann von Seiten der ROM weitestgehend ausgeschlossen werden, dass ein Vertragspartner systematisch gegen die Entlohnungsvorgaben verstößt.

Wenn der ROM Verstöße gegen menschenrechtliche oder umweltrechtliche Best-immungen bei unmittelbaren Zulieferern bekannt werden, wird diesen unverzüglich nachgegangen und es sind, soweit dies Aussicht auf Abhilfe verspricht, geeignete Maßnahmen zur Beendigung oder Minimierung der Verstöße bzw. der Auswirkungen der Verstöße zu ergreifen. Veranlassung und Art der Maßnahmen richten sich nach dem Umfang, der Schwere und der Dauer der Verstöße sowie nach realistischerweise vorhandenen Einflussmöglichkeiten der ROM, diese abzustellen oder zu mindern. Ein Konzept zur Vermeidung solcher Verstöße soll kooperativ mit dem betroffenen unmittelbaren Zulieferer entwickelt werden.  Bei schwerwiegenden, beharrlichen oder bewusst verborgenen Verstößen und in Fällen offenkundiger Uneinsichtigkeit wird auch eine außerordentliche Beendigung der Geschäftsbeziehung angedroht und ernsthaft in Betracht gezogen. In sehr gravierenden Fällen wird diese auch konsequent vollzogen, falls es kein milderes Mittel gibt und sich der Verstoß des direkten Vertragspartners als sehr schwerwiegend darstellt.

Dokumentation und Berichterstattung nach § 10 LkSG

Gemäß den Vorgaben des LkSG, konkretisiert durch die Vorgaben des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle wird die ROM die Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten fort-laufend dokumentieren und jährlich einen Bericht über die Erfüllung der Sorgfaltspflichten im vergangenen Geschäftsjahr erstellen. Dieser Bericht wird auf der Internetseite des Unternehmens für den gesetzlich vorgegebenen Zeitraum von sieben Jahren kostenfrei öffentlich gemacht.

Weiterentwicklung des menschenrechts- und umweltbezogenen Risikomanagementsystems

Die Umsetzung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten, sowohl im eigenen Geschäftsbereich als auch entlang der Lieferkette stellt einen kontinuierlichen Prozess dar. Die ROM überprüft aus diesem Grunde ihre strategischen Ansätze, Richtlinien, Geschäftsanweisungen, Managementsysteme und Maßnahmen in regelmäßigen Abständen und entwickelt diese auf Basis der Informationen der fortlaufenden Risikoanalyse und der ggf. eingehenden Beschwerden weiter.

Dieser Ansatz bildet den Rahmen zur Umsetzung dieser Grundsatzerklärung in die Praxis. Er ist darauf ausgelegt, Risiken und potenziell negative Auswirkungen unserer Geschäftstätigkeit auf die Menschenrechte frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Als risikobasierter Ansatz findet das Risikoanalysesystem der ROM sowohl in unseren Lieferketten als auch in unseren kontrollierten Tochtergesellschaften Anwendung.

Das Unternehmen und seine Organe sind davon überzeugt, dass wir auf Dauer nur erfolgreich sein können, wenn wir unserer unternehmerischen Verantwortung für die Achtung der Menschenrechte vor Ort und auf globaler Ebene gleichermaßen gerecht werden. Die vorliegende Grundsatzerklärung ist ein wichtiger Schritt in diese Richtung. Jede und jeder Einzelne von uns ist gefragt, um diese Grundsatzerklärung in die Praxis umzusetzen und unser Unternehmen in eine in jeder Hinsicht nachhaltige Zukunft zu begleiten.